Microsoft 365 licencoptimalizálás: 7 gyakori pazarlás, amiért a cég feleslegesen fizet
A Microsoft 365 licencköltsége a cég növekedésével együtt nő – de ritkán csökken, amikor kellene. Felméréseink során szinte mindig találunk megtakarítási lehetőséget, és gyakran olyat is, ahol a cég fizet egy biztonsági funkcióért, de nem használja. Íme a hét leggyakoribb pazarlás.
Vezetői összefoglaló
- A kilépett munkatársak és inaktív fiókok licencét rendszeresen vissza kell venni.
- A közös postafiókokhoz (50 GB-ig) nem kell licenc.
- Nem mindenkinek kell ugyanaz a csomag – a frontvonalbeli dolgozóknak F-licenc is elég lehet.
- A fizetős Copilotot a legtöbb értéket hozó szerepkörökre érdemes koncentrálni.
A hét leggyakoribb pazarlás
- Inaktív felhasználók: kilépett munkatársak, akiknek a licence „biztos, ami biztos” alapon megmaradt. A Microsoft 365 felügyeleti központ használati jelentései megmutatják, ki nem lépett be hónapok óta.
- Licencelt közös postafiókok: a megosztott postafiókhoz (például info@, szamlazas@) 50 GB-ig nem kell licenc – mégis gyakran teljes felhasználói licenccel futnak.
- Egy csomag mindenkinek: a raktárban vagy a gyártásban dolgozóknak, akik csak e-mailt és Teamst használnak, a Microsoft 365 F3 (€8,66) vagy F1 (€2,60) is elég lehet E3 helyett.
- Párhuzamos termékek: a cég Business Premiumot fizet (amelyben vírusirtó és eszközkezelés is van), de mellette külön vírusirtót és MDM-szoftvert is.
- Havi előfizetés feleslegesen: a havi előfizetés drágább (Business Premium: €22,87 a €19,06 éves áras helyett); stabil létszámnál az éves előfizetés kedvezőbb.
- Teams kétszer: EGT-csomag mellé vásárolt Teams-licenc ott is, ahol a Teamsszel együtt járó csomag olcsóbb lenne – vagy fordítva.
- Copilot mindenkinek: fizetős Copilot olyan munkakörökben, ahol kevés az e-mail, az értekezlet és a dokumentum – itt a díjmentes Copilot Chat is elég lehet. Részletek: Copilot megtérülése.
Hogyan érdemes csinálni?
- Negyedéves licencfelülvizsgálat: belépési és használati adatok alapján.
- Folyamat a ki- és belépéshez: a HR-folyamathoz kötött licenc-hozzárendelés és -visszavétel.
- Csoportalapú licencelés: a licenc a munkakörhöz (csoporthoz) kötődik, nem egyedi döntésekhez.
- Funkciókihasználtság: nemcsak a felesleges licenc, hanem a kifizetett, de be nem kapcsolt funkció is pazarlás.
Gyakori kérdések
Mennyit lehet megtakarítani?
Ez szervezetenként nagyon eltér; a legnagyobb tételek jellemzően az inaktív fiókok, a rosszul választott csomagok és a párhuzamosan fizetett biztonsági termékek.
Csökkenthető a licencszám év közben?
Éves előfizetésnél a csökkentés jellemzően a megújításkor lehetséges; a pontos feltételek a vásárlás módjától függnek – ezért fontos a megújítás előtti felülvizsgálat.
Mit csinálunk a kilépett munkatárs postafiókjával?
Átalakítható megosztott postafiókká (50 GB-ig licenc nélkül), vagy megőrzési szabállyal archiválható – így a licenc felszabadul, az adat megmarad.
A legolcsóbb licenc az, amiért nem fizet feleslegesen – a legdrágább az, amelyiknek a funkcióit nem használja. Licencoptimalizálásunk mindkettőt megmutatja.
Kapcsolódó cikkek
Microsoft 365 licenc + Rapid bevezetés
Hivatalos listaárak, licencoptimalizálás, és a licenc mellé biztonságos beállítás: vírusvédelem, MFA, eszközkezelés – jellemzően 1–2 hét alatt.
